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“并联”与“串联”

“并联”与“串联”

【摘要】:
优惠的政策、便利的条件,一直是吸引当今世界500强等众多大企业跨区域投资的法宝。整齐划一的厂房外观,内部的产线摆放,甚至是一个警示标语的提醒,都让我们感觉到无论置身在哪个国家,都不会感到陌生。这就是跨国企业一直追求的全球化战略中,最为成功的一种企业文化,也使得众多的管理人员在跨国任职时,能够最短时间与其融为一体。

 ——记某公司内部沟通问题带来的启示

 

案例背景
1

优惠的政策、便利的条件,一直是吸引当今世界500强等众多大企业跨区域投资的法宝。整齐划一的厂房外观,内部的产线摆放,甚至是一个警示标语的提醒,都让我们感觉到无论置身在哪个国家,都不会感到陌生。这就是跨国企业一直追求的全球化战略中,最为成功的一种企业文化,也使得众多的管理人员在跨国任职时,能够最短时间与其融为一体。

当然为了便于管理,还有企业的部门结构也会被一并复制。各个部门的设置,都是企业多年经营管理积累下来的,都会有自己的重要职责,在企业生产运营过程中自然有其不可或缺的作用。但在进出口环节的管理上,由于各个国家的政策、通关、物流方式等都是有差别的,相应的这些内容涉及的内部流程也就有很大的不同。也正是这个问题的被忽视,产生了很多管理人员不能理解的“特殊情况”的发生,成本也是“一路高涨”,内部管理也是问题频现。

 

案例分析
2

某生产企业A公司,属于台资高新科技企业。通过多年的发展,该公司的集团总部已在国内多地设立工厂,规模不断扩大。该企业内部拥有完善的制度,且职位设立及分工也非常细化,诸如在涉及进出口业务的环节,物流和报关的工作分别成立了专职部门,以达到“专业人处理专业事”的目的。同时,顺应集团总部的管理方式,为了把控各地工厂物流、报关等整体工作,分别设立总部直属的物流部门和关务部门,负责处理日常进出口事务,协调各物流、报关等供应商;各地工厂再分别设立物流、关务部门,负责各自内部的日常事务。业务实施中直属物流、关务部门对应各工厂的物流、关务部门,内部垂直对口,感觉上还是十分严谨的。正是这种垂直的“并联”模式,使得物流、报关部门考虑各自工作内容的严谨性,都是按照设定的职责来完成工作,在境外的实施中可能不会产生太多的问题。然而A企业在国内进出口环节操作中,由于物流、报关部门的“各司其职”,通关过程中就经常出现状况。

A企业出口业务较多,经常会遇到海关验货的情况。但每次验货都会延误船期,产生滞箱费、退关删单、重新申报等额外成本,还经常性的订单达不成,受到国外客户的多次投诉,企业负责人也一再被总部点名批评。企业内部也一直在寻找原因,但每次开会各个部门陈述都是按照自己的部门职责、作业流程来完成,也没有其他问题,最后只落得互相埋怨的结局,严重影响了企业内和谐的办公环境。随着经济形势的下行,集团总部又要求各企业继续降低成本,A企业的负责人也是一愁莫展。

 

津通方案及实施
3

津通公司与A企业是长期的报关供应商,在每次海关验货后,都会产生退关删单重新申报的问题。不仅自身加大了工作量,也发现企业会承担额外的费用成本。津通公司经过整理日常工作的细节,发现了一些问题并列举出来,向企业的关务部门进行调研:

  1. 当津通公司申报中通知A企业海关验货后,关务人员对集装箱状态的反馈速度非常慢,严重影响海关验货的时间;

  2. 能够满足海关验货时,企业总是提出要让海关加快流程,申请加班出具查验记录;

  3. 每次“加急”验货完成后,却总是被船公司甩货,再办理退关删单重报手续,让前面的努力都变成徒劳。

经过与A公司关务人员调研发现,他们的“并联”模式非常固化,在海关验货时也不例外。每次都要直属关务部门通知工厂的关务部门,再由工厂关务部门询问工厂的物流部门,再询问直属物流部门,再询问物流代理,得知后再逐一反馈。所有时间都被这样的“恪尽职守”而拖延,最终导致了货物船期被延误,成本在随之增加。

津通公司经过与A企业负责人的沟通,在满足公司现有部门职责的基础上,为A企业制定出应急处理预案,改变以往的作业流程:

1、在发生海关验货时,直属关务部门作为事件的主导者。在询问集装箱的货物时,同时共享信息给涉及的各个部门,各级物流、关务部门,在见到此情况时,都要把信息变成“串联”的状态,及时反馈事情的操作进度。

2、直属物流部门严格约束物流供应商,在直属关务部门发出海关验货通知后,及时办理港口验货的提箱、集港等手续,并要将办理时效纳入KPI考核。

3、津通公司建议A企业向总部申请,根据国内通关业务的特点,成立综合的物流关务部门,统一协调管理相关的工作,以适应国内的进出口通关特点。

4、津通公司根据客户A企业经常被布控验货的产生概率,综合企业的资质,建议A企业尽快申请海关AEO高级认证企业,提升企业的信用资质,减少验货的概率。

最终,经过1个多月的努力,A企业在海关验货后再没延误过船期,费用成本下降了20%,合同的交货期圆满达成,得到了客户的赞许。同时,津通公司为A企业进行海关AEO高级认证企业的申请进行辅导并辅助实施,强化内部流程,应急预案,贸易安全等各方面要求,历时近3个月帮助A企业成功晋升海关AEO高级认证企业,随之海关布控的查验概率也大幅下降,让A企业充分享受到了海关改革的红利,企业负责人也被总部表扬。

 

行业点评
4

 

  1. 跨国公司的管理经验非常成熟,很多是需要我们学习的。但还应该根据不同国家和地区的政策、法规的要求以及进出口的环节特点,适当做出调整,以达到更为优化的作业流程。

  2. 海关对企业的AEO认证,是促进企业良性发展,适应创新改革,充分享受更多改革红利的重要条件,企业应该更多的关注。

  3. 聘请更为专业的关务顾问,可以根据实际情况完善企业的制度,为企业提供更为有效的实施方案,帮助企业稳步前行。

 

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