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打破部门墙,实现有效信息沟通

打破部门墙,实现有效信息沟通

【摘要】:
内部控制标准作为海关认证企业管理中的重要组成之一,包括进出口活动中单证流、信息流、物流真实性、准确性、合规性的管理控制及审核。单证流、信息流、物流贯穿企业多个部门,有可能经过采购、技术、生产计划、生产、仓库、财务等,最终传递到负责通关物流的部门。

1【案例背景】

内部控制标准作为海关认证企业管理中的重要组成之一,包括进出口活动中单证流、信息流、物流真实性、准确性、合规性的管理控制及审核。单证流、信息流、物流贯穿企业多个部门,有可能经过采购、技术、生产计划、生产、仓库、财务等,最终传递到负责通关物流的部门。

进出口活动中单证流、信息流、物流的传递流程、传递内容和时效、传递方式及三者的一致性等,都会影响企业的报关质量、关务风险控制及未来的AEO资质。

2【案例演示】

近期,海关组织某区域外资企业对特许权使用费的自我披露工作,要求某外资企业核查近3年的非贸付汇的特许权使用费是否应税。该企业为电子产品壳体的生产单位,财务不定期对外支付特许权使用费,平均每年付款50万欧元。

因特许权使用费的专业性很强,该公司决定邀请第三方辅导审计。在组织财务、法务、技术、关务部门会议中,我们发现一个现象。每笔特许权使用费的支出,由财务部根据协议计提并付汇;相关协议一般由公司高层直接签署,或技术部门申请后经法务部审核签署;公司的关务事务处理,特许权使用费自我披露工作则由物流部负责。以该企业对外支付的成品检测费为例:


技术部门提出由境外公司检测的需求后,法务部门做相关协议的审核,再由财务部按照特许权使用费向外管申请付汇、向税务缴纳相关税费,至此该项工作完结。海关通过与税务、外管的联网核查,调查出企业特许权使用费的付汇清单,再要求关务部门完成自查工作。如图所示,大家能看到明显的“沟通空挡”:关务部门未在签约、付款、缴税等任环节有参与。因此,可以判断在特许权使用费的信息沟通中,公司存在管理风险。

3【案例分析】

案例中,“重要信息沟通不畅”的原因在于:企业高层或财务、技术、法务部门未意识到特许权使用费的支付与海关事务相关。在整个工作流程中,每个部门各尽其职的完成本部门的工作,未考虑到该项费用可能存在关税漏缴的风险,需要负责海关实物的关务部门介入。公司高管的关务风险意识还未达到,公司没有关务风险管理体系,造成重要关务信息流的沟通断层,不及时调整可能影响到未来公司的AEO资质。

4【案例延伸】

信息流的真实性、准确性将为企业关务实现低风险、高效率、及准确管理税费成本的目的。津通与客户合作的商品归类审核,将商品信息描述与实物做确认,修改原商品信息描述错误的内容,重新归类,为企业实现该商品降低税费2万元/月。

5【津通观点】

在海关的AEO认证管理中规定“企业进出口业务管理流程设置合理、完备,涉及的货物流、单证流、信息流能够得到有效控制。”实现相关部门间信息沟通“到位”,津通建议: 

  1. 建立关务风险的控制体系,信息流与单证流、物流相结合,确保三方面内容的完整、真实、准确;梳理关务信息沟通的SOP。

  2. 打破公司的“部门墙”,明确不同部门的关务职责,使关务信息的沟通成为工作职责。

  3. 在以上2点实现的基础上“事前规划”,运用海关政策、高级认证企业的优势,规划公司的通关和物流,实现成本降低。

 

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