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【单证保管】单证保管制度和单证保管的要求你懂不懂?

【单证保管】单证保管制度和单证保管的要求你懂不懂?

【摘要】:
每家企业都会对自己的单证进行管理,但是海关对此的要求更加严谨和规范,本来今天只是初次调研,没准备向您介绍的这么详细,因为后面的工作计划中,都会对AEO认证的每一项进行详细介绍,既然您问了,那我现在就告诉您...

 

单证的留存不仅是报关企业的重点,单证保管制度也是进出口企业管理重点之一,留存的同时需要具备相应的制度与记录,便于管理,当然也要熟知单证保管的要求。

 

2019年的5月份,津通关务给钱姐企业培训后的一个月

我们接到了钱姐的电话,将我们推荐给了一家进出口生产企业,进行有关AEO高级认证的咨询服务,这次的咨询服务由川老师携助理前往该企业进行前期调研。

 

调研结束之后

 

这家企业的关务经理,孙总热情如火般拉着川老师的手,大声喊道“我本以为我们日常单证保管制度的管理已经很规范了,但是听完您的讲解,我们发现原来管理这方面还有那么多差距和漏洞,很多的细节,真的需要靠你们给我们提点,今天时间比较仓促,可能我们还有很多内容,比如单证保管的要求等等没有了解清楚,希望川老师您这边多抽出时间,给我们进行更深入的指导。”

 

川老师腾出了一只被握住的手,推了推鼻梁上的眼镜,笑笑说道:

 

“您太客气了,这都是我们分内的工作,后面所有的培训与咨询,都在我们的工作计划之内,您企业的全部AEO进程,我们也会给您出具时间节点表,您有什么问题,也可以随时与我联系,我都会给您一一讲解。”

 

 

孙总再一次握住了川老师腾出来的那只手

连忙说到:“今天听您讲的是大体的框架,在这个过程中,关于单证保管的要求这方面的内容,我有点懵,我们日常都会对单证保管制度进行管理,但是和您所说的又不太一样,希望再给我们详细的解读一下。”

 

双手被握住川老师这次并没有推眼镜

他眯了咪双眼

 

“每家企业都会对自己的单证进行管理,但是海关对此的要求更加严谨和规范,本来今天只是初次调研,没准备向您介绍的这么详细,因为后面的工作计划中,都会对AEO认证的每一项进行详细介绍,既然您问了,那我现在就告诉您!”

 

“海关对于单证保管的要求有这么几项:

首先就是建立符合海关要求的进出口单证保管制度,确保归档信息的及时性、完整性、准确性与安全性。”

其次就是一定要妥善管理报关专用印章、海关核发的证书、法律文书等单证。

最后就是企业要建立认证的书面或者电子资料的专门档案。”

 

 

“我把这三项再简单的给您做个解读:”

针对第一项,是要求企业制定进出口单证管理制度的书面文件,文件内要具备进出口单证归档时限、归档要求、归档流程、归档复核等等,用来满足对进出口单证归档信息及时性、完整性、准确性和安全性的要求。

 

同时,企业要有专门的单证管理部门,单证管理岗位、单证管理人员专门负责对管理单证归档时限,文件保存和文件记录;并由企业制定单证管理部门的工作流程、职责分工和人数;最后单证要有专门的存放地点,存放保管方式,务必做到存放地点的安全性,必要的防火、防水、防盗等设备。

 

对应第二项内容,要制定报关专用章管理制度的书面文件,包含报关专用章刻制、保管、使用等方面的管理内容;如果企业具有海关核发的证书或者法律文书也和专用章的管理方式是一样的。

 

最后一项内容,如果刚才我说的制度,您企业都有了的话,那第三条自然就能够实现了。

“最重要的是在日常保管过程中,所有的单证、海关证书、法律文书、专用章的保存,借用、借阅、归还、销毁,这些动作都要有详细的记录才可以。”

 

“我问您一下,像我们企业之前的单证都是由给我们报关的报关行留存的,像这些单证我们是不是可以不用留存?反正不是也有报关行帮我们保存吗?”孙总说。

 

 

川老师严肃的回答:

“不行,报关行是报关行,企业是企业,海关是分别监管的,所以咱们企业在这方面一定要加强管理,不能依靠报关行代为保管。”

 

 

“好的,川老师您慢走!”

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