电子单证如何规范保管？

公司的进出口单证，是以电子单证的形式保存，存储在部门业务员办公电脑设置的公盘中，每个月一次在移动硬盘中做备份，这样的管理符合海关认证标准的要求吗？ 

对于单证保管，海关已经明确，使用纸质或电子的方式都可以；

但是对于电子单证保管于个人工作电脑的这种方式，个人认为无法满足单证保管安全管理的要求；首先个人电脑使用频繁，如果发生损坏，存在破坏所存储单证的风险；第二该电脑使用员工对于所存储单证的处置权利最大，部门负责人无法有效的行使单证变更、删除、销毁等事项的管控；所以建议是将电子单证保存于服务器或专用的电脑中，并放置在安全的场所，避免无关人员随意接触；同时设置访问及处置权限，以有效保证存档单证安全。

对于每月一次备份的方式，应缩短备份间隔时间，建议最好是每周备份，避免单证存储服务器或电脑突发异常情况时，因备份间隔时间较大，而造成重新整理归档单证的困难。对于备份用的移动硬盘最好是由IT管理员保管于异地的服务器机房等安全场所。

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