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电子单证如何规范保管?

电子单证如何规范保管?

【摘要】:
进出口单证以电子形式保管,那我们要怎么做才能符合海关叔叔的要求呢?

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公司的进出口单证,是以电子单证的形式保存,存储在部门业务员办公电脑设置的公盘中,每个月一次在移动硬盘中做备份,这样的管理符合海关认证标准的要求吗? 

 

对于单证保管,海关已经明确,使用纸质或电子的方式都可以;

 

但是对于电子单证保管于个人工作电脑的这种方式,个人认为无法满足单证保管安全管理的要求;首先个人电脑使用频繁,如果发生损坏,存在破坏所存储单证的风险;第二该电脑使用员工对于所存储单证的处置权利最大,部门负责人无法有效的行使单证变更、删除、销毁等事项的管控;所以建议是将电子单证保存于服务器或专用的电脑中,并放置在安全的场所,避免无关人员随意接触;同时设置访问及处置权限,以有效保证存档单证安全。


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对于每月一次备份的方式,应缩短备份间隔时间,建议最好是每周备份,避免单证存储服务器或电脑突发异常情况时,因备份间隔时间较大,而造成重新整理归档单证的困难。对于备份用的移动硬盘最好是由IT管理员保管于异地的服务器机房等安全场所。

 

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